Ochrana osobních údajů

Správcem je jakákoliv fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů, resp. rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány. V případě výkonu advokacie je to tedy každý samostatný advokát, advokátní společnost nebo sdružení.

Takovým správcem osobních údajů je tedy i JŠK, advokátní kancelář, s.r.o., se sídlem Ovocný trh 573/12, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČ: 24712485, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 168087.
‍
Kontaktovat nás můžete na e-mailové adrese recepce@JSK.cz nebo na telefonu +420 226 227 611.Obracet se můžete taktéž na paní Danu Knežević, Office & HR manager, e-mail: Dana.Knezevic@JSK.cz, přímý telefonní kontakt: +420 226 227 659.

V rámci naší činnosti shromažďujeme a následně zpracováváme osobní údaje následujících skupin osob:  
‍
2.1. Klienti
Základními subjekty údajů, jejichž osobní údaje zpracováváme, jsou samozřejmě naši klienti (v případech, kdy se jedná o fyzické osoby) a jejich zaměstnanci či spolupracovníci.  

2.2 Subjekty protistran, svědci a další osoby související s klientskou dokumentací 
Za účelem právní pomoci našim klientům shromažďujeme mnoho informací či dokumentů, které nám samotný klient poskytne k nalezení úspěšného právního řešení. Některé z poskytnutých dokumentů obsahují osobní údaje různých osob souvisejících s daným případem. Zároveň, v průběhu naší práce pro klienta, zejména ve sporné agendě, získáváme další osobní údaje i v důsledku naší advokátní činnosti (například v případě předvolání svědka či poškozeného, předložení znaleckého posudku apod.).  
‍
2.3 Uchazeči o zaměstnání  
Dále zpracováváme i osobní údaje uchazečů, kteří by se rádi stali součástí našeho pracovního týmu, a kteří nám za tím účelem zaslali svůj životopis či nás oslovili jinou formou obsahující osobní údaje, případně jakýmkoliv jiným způsobem poskytli své osobní údaje. Údaje neúspěšných kandidátů jsou vymazány v souladus čl. 6 odst. VII tohoto memoranda. 
‍
2.4 Zaměstnanci  
Zpracováváme rovněž i osobní údaje našich zaměstnanců.  
‍
2.5 Naši dodavatelé a spolupracující advokáti  
Další kategorii subjektů, jímž zpracováváme osobní údaje, jsou dodavatelé různých služeb a zboží související s chodem naší advokátní kanceláře; a dále advokáti, kteří s námi spolupracují na základě smlouvy o poskytování právních služeb.  
‍
2.6 Ostatní subjekty (zejména adresáti knowledge marketingu)  
Mezi ostatní subjekty, jejichž osobní údaje zpracováváme, patří zejména osoby, které nám poskytly souhlas k tzv. knowledge marketingu. Pokud jste se někdy zúčastnili některého z našich seminářů, předali nám svou navštívenku či s námi byli jinak v kontaktu, a zároveň vyjádřili svůj souhlas k tomu, abyste byli adresáty našich marketingových akcí, budeme s Vámi sdílet naše know-how, upozorňovat Vás na důležité události, právní aktuality a zvát na různé semináře či jiné společenské akce.  

V rámci zásady účelového omezení zpracování osobních údajů, resp. abychom adresáty knowledge marketingu zbytečně nezahlcovali nadbytečnými informacemi, provádíme u nich profilování dle oborů, které by je mohly dle našeho názoru a v souvislostmi s informacemi, které o adresátovi máme, zaujmout.  Svůj souhlas s nepřímým knowledge marketingem můžete kdykoliv odvolat tak, že v některé z námi zaslaných zpráv kliknete na ikonu „zrušit zasílání“. V případě, že tímto způsobem odvoláte svůj souhlas se zasíláním knowledge marketingových materiálů, dojde bez prodlení ke smazání Vašich osobních údajů, pokud nebude naší povinnosti zpracovávat tyto údaje dále, z jiného, zákonem stanoveného důvodu. Po odvolání souhlasu se zasíláním knowledge marketingových materiálů Vám již samozřejmě žádné zasílány nebudou.

V závislosti na tom, z jakého důvodu dochází ke zpracování Vašich osobních údajů naší advokátní kanceláří (viz typy subjektů výše), zpracováváme zejména, nikoliv však výlučně, následující osobní údaje:
‍
3.1 Obecné identifikační a kontaktní údaje  
Jméno, příjmení (i bývalá), adresa trvalého pobytu, korespondenční adresa, e-mailová adresa a telefonní číslo, titul, datum a místo narození, rodné číslo, identifikační číslo (IČ), adresa sídla, spisová značka soudního či jiného obdobného řízení, vzdělání, fotografie, historie zaměstnání, schopnosti a zkušenosti, zájmy, profesní oprávnění a členství v profesních komorách, podpis.  
‍
3.2 Informace o případných řízeních  
V rámci naší klientské práce nám mohou být sděleny informace o probíhajících /ukončených / hrozících soudních, arbitrážních, exekučních, insolvenčních a správních řízeních, jakož i údaje o případných trestních řízeních a jiné trestní agendě.  
‍
3.3 Záznamy z naší vzájemné komunikace  
Jedná se především o záznamy z naší komunikace prostřednictvím jakéhokoliv komunikačního média. Zejména se jedná o e-mailovou, písemnou či jinou společnou interakci mezi námi a Vámi. Neuchováváme záznamy našich telefonních hovorů.  
‍
3.4 Fakturační údaje  
V rámci naší advokátní činnosti jsme povinni uchovávat a zpracovávat faktury týkající se poskytování našich služeb a případnou další dokumentaci, která nám je poskytnuta ze strany našich klientů.  
‍
3.5 Záznamy o Vaší podnikatelské činnosti
Vzhledem k tomu, že v rámci naší advokátní činnosti přicházíme do styku i s důvěrnými klientskými dokumenty, jedná se v tomto smyslu o další oblast dokumentů či informací, které mohou obsahovat některé osobní údaje, které jsme povinni následně zpracovávat.

Vaše osobní údaje používáme k účelům vyplývajícím z charakteru naší advokátní činnosti. Většina případů zpracovávání osobních údajů vyplývá z platných právních předpisů, tzn. z právních důvodů jako je plnění povinností vyplývajících ze smlouvy či plnění jiných zákonných povinností. Jinými slovy, k většině zpracování osobních údajů, ke kterým v rámci naší advokátní činnosti dochází, nepotřebujeme souhlas subjektu údajů. Oblastmi, kde naopak vyžadujeme souhlas subjektu údajů, tzn. Váš souhlas, jsou typicky zpracování osobních údajů za účelem nepřímého (knowledge) marketingu a v rámci výběrového řízení uchazečů o zaměstnání.  

Konkrétní účely zpracování osobních údajů jsou zejména následující:  
(I) poskytování právních služeb - právním základem pro zpracování osobních údajů je v tomto případě uzavření smlouvy a plnění povinností ze smlouvy a splnění právních povinností, které se na nás vztahují na základě platných právních předpisů; 

(II) vedení spisové evidence - právním základem pro zpracování osobních údajů je v tomto případě plnění právních povinností, které se na nás vztahují dle platných právních a stavovských předpisů a ochrana našich oprávněných zájmů;  

(III) komunikace s Vámi a jinými osobami v rámci poskytování našich advokátních služeb - právním základem pro zpracování osobních údajů je v tomto případě uzavření a plnění povinností ze smlouvy nebo plnění jiných právních povinností, které se na nás vztahují, a ochrana našich oprávněných zájmů;  

(IV) výběrové řízení uchazečů o zaměstnání u nás – právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je v tomto případě Váš souhlas;  

(V) plnění požadavků dozorových a jiných státních orgánů, poskytnutí povinné součinnosti, včetně plnění zákonných povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů (např. ze zákona o advokacii) - právním základem pro zpracování osobních údajů je v tomto případě plnění právních
povinností, které se na nás vztahují na základě platných právních či stavovských předpisů;  

(VI) přímý marketing (tzn. zasílání obchodních sdělení stávajícím klientům a klientům, se kterými jsme ukončili obchodní vztah nejpozději před 1 rokem) - právním základem pro zpracování osobních údajů je v tomto případě ochrana našich oprávněných zájmů;  

(VII) nepřímý (knowledge) marketing - právním základem pro zpracování osobních údajů je v tomto případě Váš souhlas;  

(VIII) prevence, odhalování a vyšetřování trestné činnosti, zejména tzv. „praní špinavých peněz“- právním základem pro zpracování osobních údajů je v tomto případě ochrana našich oprávněných zájmů a plnění právních povinností, které se na nás vztahují na základě platných právních předpisů;

(IX) umožnění účasti v našich soutěžích - základním právním základem pro toto zpracování je uzavření a plnění smlouvy, nicméně je možné, že v konkrétním případě budeme vyžadovat Váš souhlas;  

(X) splnění archivačních povinností - právním základem pro zpracování osobních údajů je v tomto případě ochrana našich oprávněných zájmů a splnění právních povinností, které se na nás vztahují na základě platných právních předpisů;
 
(XI) zřízení a ochrana zákonných práv, ochrana našeho soukromí, naší bezpečnosti či našeho majetku a/nebo práv, Vás nebo jiných osob a snaha o využití dostupných nápravných opatření či omezení vzniku škody – právním základem pro toto zpracování je ochrana našich oprávněných zájmů, splnění právních povinností, které se na nás vztahují na základě platných právních předpisů.

Osobní údaje získáváme ve většině případů přímo od Vás, v případě, že nám je dobrovolně poskytnete. Osobní údaje můžeme získat taktéž od jiných osob na základě Vašeho souhlasu, který jste jim udělili či od třetích stran, které jsou oprávněny ke zpracovávání a sdílení či šíření Vašich osobních údajů(například soudy, správní úřady, znalci apod.). Osobní údaje získáváme také z naší vlastní advokátní činnosti. 

V rámci zásad zákonnosti, přesnosti, účelového omezení a minimalizace údajů, činíme veškeré kroky, abychom zajistili, že osobní údaje, které zpracováváme, spolehlivě odpovídaly zamýšlenému účelu a byly dostatečně přesné a úplné ke splnění účelů popsaných v tomto informačním memorandu.

Osobní údaje tak uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu a v rozsahu, které jsou nezbytně nutné a potřebné pro splnění příslušného účelu zpracování. Z tohoto důvodu dodržujeme náš interní archivační a skartační řád, který Vám kdykoliv na vyžádání poskytneme.  
‍
Níže uvádíme příkladný výčet některých z našich retenčních dob, které v souvislosti se zpracováváním a uchováváním osobních údajů dodržujeme:
(I) osobní údaje pocházející z klientské dokumentace a spisu uchováváme nejméně po dobu 5 let ode dne ukončení poskytování příslušných právních služeb, nejdéle po dobu maximální délky zákonné promlčecí lhůty dané platnými právními předpisy, abychom mohli případně předkládat důkazy v soudních, arbitrážních, exekučních, insolvenčních sporech či v trestních řízeních a hájit naše zájmy;    

(II) osobní údaje pro účely přímého marketingu uchováváme po dobu trvání našeho smluvního vztahu a dále 1 rok od jeho ukončení;  

(III) účetní záznamy, kterými dokládáme naše účetnictví (a které mohou obsahovat některé, zejména osobní údaje související s fakturací), uchováváme v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, po dobu 5let počínající koncem příslušného účetního období;  

(IV) na základě zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů, uchováváme po dobu 10 let osobní údaje získané v rámci advokátní úschovy, popřípadě pokud provádíme jménem klienta nebo na jeho účet některý z dalších obchodů vypočteném v tomto zákoně;  

(V) v případě, že provádíme některou z autorizovaných konverzí, jsme povinni příslušný konvertovaný dokument uchovávat po dobu 10 let od jejího provedení; 

(VI) pokudnám udělíte souhlas se zpracováním a šířením nebo jakékoliv jiné zpřístupnění Vašich osobních údajů za účelem jiného než přímého marketingu, budeme Vaše osobní údaje zpracovávat do doby, než svůj souhlas odvoláte;  

(VII) osobní údaje shromážděné v průběhu výběrového řízení ohledně kandidátů, kteří nebudou vybráni na danou pozici, budou neprodleně zničeny po skončení daného výběrového řízení. V případě, že kandidát nebude vybrán pro danou pozici, avšak dá souhlas k tomu, abychom si ponechali jeho/její osobní údaje v souvislosti s možností jakéhokoliv budoucího kontaktu za účelem zaměstnání, budou jeho/její osobní údaje zpracovávány po dobu stanovenou v takto uděleném souhlasu. 

V souladu se zásadou zákonnosti a transparentnosti zpracovávání osobních údajů, zpracováváme Vaše osobní údaje zásadně v rámci naší interní struktury a zpřístupňujeme je pouze našim zaměstnancům, respektive spolupracujícím advokátům za účelem poskytování právních služeb.

Vzhledem k charakteru naší práce jsme však občas povinni sdílet Vaše osobní údaje i s dalšími subjekty. V takovém případě se však zavazujeme osobní údaje předat pouze takovým subjektům, u nichž je garantována dostatečná míra ochrany osobních údajů v souladu s platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů. Ochrana Vašich osobních údajů je dále zaručena i smluvními závazky, certifikačními systémy a dalšími technickými a organizačními opatřeními.
 
Za splnění určitých podmínek jsme oprávněni zpřístupnit osobní údaje těmto subjektům: 
(I) Síť PONTES: the CEE lawyers  
Jsme součástí mezinárodní sítě, která sdružuje několik advokátních kanceláří ve střední a východní Evropě. Vaše osobní údaje mohou být s Vaším souhlasem sdíleny s ostatními členy naší sítě PONTES: the CEE lawyers, kteří je mohou využít výhradně k rozesílání knowledge-marketingových zpráv týkajících se této sítě a k identifikaci hrozícího rizika konfliktu zájmů. Seznam všech advokátních kanceláří, které do této sítě spolu s námi patří, můžete nalézt zde: https://www.ponteslegal.eu/contact.  

(II) Orgány státní správy a třetí osoby účastnící se soudního nebo obdobného řízení
V souladu s dodržením našich dalších zákonných povinností jsme povinni předávat Vaše osobní údaje taktéž příslušným orgánům státní správy či jiným veřejným orgánům (např. daňovým úřadům, soudům, orgánům činným v trestním řízení apod.). V rámci případného sporného řízení budou Vaše osobní údaje sdíleny i se třetími osobami jakožto účastníky takovýchto řízení, v kterých poskytujeme našim klientům právní služby.  
‍
(III) Jiné advokátní kanceláře či poradenské společnosti
Některé z našich projektů, které pro naše klienty realizujeme, vyžadují součinnost více advokátních kanceláří či výpomoc specializovaných poradenských společností (např. daňových poradců, překladatelů). O případném sdílení Vašich osobních údajů s těmito subjekty budete vždy řádně dopředu informováni.  
‍
(IV)  Naši dodavatelé služeb
Osobní údaje sdílíme i s těmi, které jsme pověřili výkonem některých externích činností. Takovými externími dodavateli jsou např. účetní, auditoři, znalci, poskytovatelé IT služeb, subjekty vymáhající pohledávky, poskytovatelé správy dokumentů, poskytovatelé poštovních a přepravních služeb, překladatelé, pracovníci bezpečnostní agentury a poskytovatelé tiskových, reklamních a marketingových služeb.  

(V) Ostatní osoby
Osobní údaje jsme dále oprávněni sdílet s poskytovateli platebních služeb či poskytovateli služeb v případě mimořádných událostí (hasičské, policejní a lékařské pohotovostní služby).

V rámci naší činnosti žádné osobní údaje automaticky nezpracováváme, ani neužíváme automatizované rozhodování.

Považujeme za důležité zdůraznit, že naší zákonnou prioritouje ochrana práv klienta. To znamená, že vzhledem k povinnosti mlčenlivosti, kterou jsme vázáni dle platných právních předpisů, nejsme v mnohých případech oprávněni k tomu, abychom reagovali na žádosti jiných osob tím způsobem, že jim zpřístupníme či jinak poskytneme osobní data, které zpracováváme. O skutečnosti, že Vaši žádost zamítáme, budete po jejím případném podání z naší strany vždy bezodkladně informováni.  

Preferovaným způsobem, kterým můžete svá práva týkající se zpřístupnění osobních údajů vůči nám uplatnit, je využití datové schránky, která bezpečně umožňuje ověření Vaší totožnosti. ID naší datové schránky je vmdszuz. V případě, že zvolíte jiný způsob, u něhož budou o Vaší totožnosti dány důvodné pochyby, Vás můžeme požádat o poskytnutí dodatečných informací k jejímu ověření.  

Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací.  

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůtu jsme oprávněni ve výjimečných případech, zejména s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás budeme informovat.  

(I) Máte právo získat přístup k Vašim osobním údajům - můžete nás požádat jednak o potvrzení, že zpracováváme Vaše údaje a dále o poskytnutí kopie těchto osobních údajů.  

(II) Máte právo na opravu a doplnění Vašich osobních údajů - můžete nás požádat, abychom opravili nepřesné či neaktuální osobní údaje. Současně máte právo na to, abychom doplnili případné neúplné osobní údaje. 
‍
(III) Máte právo na výmaz Vašich osobních údajů - tzn. dále nás můžete požádat o to, abychom Vaše údaje bez zbytečného odkladu vymazali. 
‍
(IV) Máte právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů - můžete nás požádat, abychom omezili zpracování Vašich údajů (tzn., abychom je nevyužívali pro specifický účel, avšak zároveň aby nedošlo k jejich úplné likvidaci).  

(V) Máte právo na přenositelnost Vašich osobních údajů - máte právo na to, abychom Vám poskytli údaje, které se Vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, popřípadě na to, abychom tyto osobní údaje předali jinému správci.  
‍
(VI) Máte právo vznést námitku - máte právo vznést námitku týkající se zpracovávání Vašich osobních údajů, které je prováděno pro účely našich oprávněných zájmů. Pokud Vám následně nedokážeme prokázat, že máme závažné důvody pro takový způsob zpracování, který převažuje nad Vašimi oprávněnými zájmy nebo právy a svobodami, nebo které je nutné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, bude zpracování Vašich osobních údajů zastaveno. Máte dále právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, včetně profilování dle čl. 2.6 tohoto memoranda. V případě vznesení takovéto námitky nebudou tyto osobní údaje pro tyto účely již nadále zpracovávány.  

(VII) Máte právo odvolat svůj souhlas se zpracováváním osobních údajů - tzn. pokud ke zpracování Vašich osobních údajů využíváme Váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání Vašeho předchozího souhlasu má právní účinky pouze do budoucna, tudíž nebude jakkoliv narušena zákonnost předcházejícího zpracování osobních údajů. K odvolání souhlasu můžete využít některý z kontaktů uvedených výše, přičemž toto odvolání musí obsahovat informaci o tom:  
• kdo odvolání podává (připojte tedy jméno, příjmení, adresu bydliště, datum narození, popř. další Vaše identifikační údaje); a
• jaký konkrétní souhlas odvoláváte a v jakém rozsahu.  
‍
(VIII)  Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů – tzn. pokud se z jakýchkoliv důvodů domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů neprobíhá  v souladu s Vašim souhlasem či platnými právními předpisy, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz, telefon: +420 234 665 111.

Osobní údaje, které zpracováváme, nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.

V rámci snahy o co největší zabezpečení Vašich osobních údajů činíme odpovídající technická, fyzická, právní a organizační opatření v souladu s platnými právními předpisy o soukromí a bezpečnosti dat. Máte-li důvod se domnívat, že Vaše komunikace s námi již není bezpečná (např. pokud se domníváte, že bezpečnost jakýchkoli osobních údajů, které jste nám svěřili, byla ohrožena), neprodleně nás, prosím, na tuto skutečnost upozorněte prostřednictvím kontaktních údajů uvedených výše.